Management Assistent

Over de functie

Als managementassistent zijn je werkzaamheden heel afwisselend:

  • Verrichten van voorkomende (complexe) ondersteunende werkzaamheden op secretarieel administratief gebied, o.a. ten behoeve van agendabeheer, afhandeling brieven, managementrapportages, planning en voortgang, administratie, notulen, digitale postbus beheer etc.
  • Plannen en organiseren van de HR cyclus, je zorgt voor de uitnodiging en benodigde stukken
  • Bijhouden van opleidingsplannen, tijdig aanmaken van opleidingsovereenkomsten, verwerken administratieve acties voortkomend uit opleidingen (facturen, tijdregistratie, etc.)
  • Bijhouden van externe inhuur, controleren van tijdregistraties bij declaraties, tijdige signalering afloop, opstellen aanvraagformulieren, aanmaken en afmelden werkplekformulieren
  • Opstarten van het introductieprogramma nieuwe medewerkers, aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers, je zorgt dat de nieuwe medewerkers zich welkom en snel thuis voelen, zodat zij een snelle start kunnen maken
  • Verwerken van facturen in ons facturatiesysteem Coda
  • Bijhouden en verwerken van poststukken in documentmanagementsysteem Corsa
  • Het voorbereiden van portefeuillehouders overleggen met wethouders
  • Administratieve en secretariële ondersteuning voor projecten en op afdelingsniveau

Wat wij vragen

We zoeken een enthousiaste, professionele collega:

  • Met mbo werk-/ denkniveau, bv richting administratief/ secretarieel niveau 4
  • Liefst met gemeentelijke ervaring maar ervaring is belangrijker!
  • Die het leuk vindt om structuur aan te brengen, bij te houden en het management te ondersteunen
  • Pro actief, communicatief vaardig en digitaal vaardig (belangrijk!)
  • Je werkt gestructureerd, bent integer en flexibel.

Wat wij bieden

Dit betreft een tijdelijke functie, per februari voor 3 maanden. De gewenste inzet is 20 uur per week. Het betreft een schaal 7 functie. Wij kunnen je inzetten op basis van een ZZP-constructie (uurtarief in overleg), of of op basis van detachering (in loondienst bij JS Consultancy, inschaling conform schaal CAO opdrachtgever).

Waar ga je werken

Het betreft een middelgrote gemeente in Noord-Brabant (regio Eindhoven).
Werken binnen de gemeente, wil zeggen dat je echt iets voor de inwoners betekent. De gemeente is maatschappelijk betrokken, flexibel en je hebt genoeg ruimte voor eigen ideeën en innovatie.

Sollicitatieprocedure

Heb jij al zin om aan de slag te gaan voor deze gemeente? Solliciteer of neem gerust contact op met Freeke Mauritsz Adviseur Bedrijfsvoering. Je kunt haar bereiken op 06 10 16 25 64 of via freekemauritsz@jsconsultancy.nl.